Hogyan legyünk hatékonyak az irodában?

A nyolc órás irodai munka egyáltalán nem hatékony. Ezt nyilván magunk is érezzük a munkánk során, de már több szakember le is írta. Az emberi agy ugyanis nem képes nyolc órán keresztül összpontosítani, elfárad, kikapcsol, elveszíti a fonalat, és egy-egy ilyen esetben átlagosan legalább 23 perc kell ahhoz, hogy ismét vissza tudjon térni az adott feladathoz. Hogyan tudjuk növelni a hatékonyságot, és hogyan lehet ezeket a fázisokat úgy alakítani, hogy minél kevésbé zavarjanak minket? Erre mutatunk be most néhány tippet.

A túl sok információ csökkenti a hatékonyságot. Az emberi agy nem képes egyszerre több dologra is egyforma mértékben koncentrálni. Felejtsük el a multitask üzemmódot, és ne nézegessük öt percenként az e-mailjeinket, ne fogadjunk üzeneteket a Messengeren és a Skype-on, mert ezek mind-mind kizökkentenek az adott feladatból, és frusztrálnak minket, mivel újabb intéznivalókat jelentenek. Inkább iktassunk be olyan időszakot, amikor ezekkel az újonnan bejövő üzenetekkel foglalkozunk, és beosztjuk őket, hogy mikor melyiket fogjuk lerendezni.

Hozzunk létre külön teret a munkához. Az agyunknak segítség kell ahhoz, hogy kizárólag egyetlen feladatra tudjon koncentrálni. Sok munkahelyen szól csendesen zene, vagy valamelyik rádióadó a háttérben, és ez biztosít egyfajta monotonitást számunkra, amivel el tudjuk érni a fokozottabb koncentrációt. Azonban, ha több munkatárssal vagyunk körülvéve, akkor az, amit ők tesznek, mondanak, intéznek, újra és újra kizökkent minket a saját dolgunk intézéséből. Ezért sok munkahelyen hoznak létre olyan külön kuckókat, ahová vissza lehet vonulni, ha valaki egy konkrét feladatra kíván koncentrálni. Mi is keressünk magunknak egy ilyen helyet.

Kelj fel, és járj! A mozgás komoly segítséget jelent az agy számára. Frissíti a véráramlást, és megadja azt a szükséges kizökkenést is, amit egyébként más módon (például az e-mailjeid nézegetésével) pótolnál. Manapság egyre inkább figyelmet fordítanak az új irodák tervezésénél arra is, hogy a munkahelyeket úgy alakítsák ki, hogy a dolgozókat mozgásra ösztönözzék. Hogy a fénymásolót, vagy a teakonyhát csak egy kis séta útján lehessen megközelíteni. Alkalmazd te is a mozgást az agyad frissítésére!

Csináld kézzel! Az agykutatók szerint az idegi tevékenységeket stimulálja, ha tollal és papírral dolgozunk, és nem elektronikusan jegyzetelünk. Vess papírra bármit, az ötleteidet, a termelési mutatót, vagy más, a munkához tartozó részfeladatot, és meglátod, jobban fogsz haladni.

A felhő alapú rendszerek mellett fektess hangsúlyt az élőidős kommunikációra is! A felhő technológia remek, hiszen bármit eltárolhatsz magadnak, és nem vagy helyhez kötve, hiszen több eszközön is hozzá férsz az anyagaidhoz. Azonban az agyat inkább stimulálja, ha a kollégákkal nemcsak a felhőben módosítjátok az egyes dokumentumokat, hanem meg is tudod, valamit miért húzott ki, vagy tett hozzá a munkatársad az anyagokhoz. Ezzel a saját gondolataidat is újabb dimenziókba tudod futtatni.

Hitelesség a munkahelyen. A kutatások azt mutatják, hogyha a munkahelyeden nincs meg a szükséges kollegialitás, a munkáltató iránti bizalom és az összetartás, akkor a munka sem megy megfelelően. Fontos, hogy kifejezésre juttassák a munkatársak, hogy egy csapatban játszanak. Nagyon jó, ha az asztalokon családi képek vannak kitéve, hiszen ez otthonosabbá teszi a munkafelületeket. A falakra pedig kerüljenek közös munkahelyi bulikon, összejöveteleken, kirándulásokon, csapatösszetartó tréningeken készült képek, mert ezek is fokozzák az összetartozás érzését, és jobb munkára sarkallnak.