Szokj hozzá a gondolathoz: minden profi menedzser tudja, hogyan használja a menedzsernaplót, vagy papír alapon, vagy elektronikusan. Az elektronikus formátummal kapcsolatban a cikk végén adunk pár tippet, olyan programokat, amiket érdemes kipróbálnod. Bár ezekből az igazán jók mind fizetősek, de ha papír alapon veszed meg, az se lesz ingyen…
De nézzük, hogyan is használd ezt a naplót!
Először is, akár papír alapon szerzed be, akár elektronikusan, valamilyen program formájában, válogass! Azt válaszd, ami a legjobban tetszik, ha papír alapon, akkor aminek finom a tapintása, kellemes a papírja, jó a beosztása, elektronikusan pedig azt, aminek a legjobb az elrendezése, a legszimpatikusabbak az ikonok benne. Miért is? Azért, hogy mindig élvezet legyen, amikor kézbe veszed, vagy amikor megnyitod a telefonodon, számítógépeden vagy a tableteden. Szeresd a filofaxod, mert az rendezi az életedet, úgy viselkedik, különösen az elektronikus változata, mint egy titkárnő, figyelmeztet a fontos dolgokra, és megjegyez neked mindent, amire szükséged van.
Ebből már át is léptünk a következő fontos tételre: mindent, de mindent írj le bele, amire csak szükséged van. Megbeszéltél telefonon egy időpontot? Máris írd be! Találkoztál egy érdekes emberrel? A neve és az elérhetősége azonnal kerüljön bele a naptáradba! Hallottál valami érdekeset? Írd le! Láttál egy honlapot, érdekes információkkal? Jegyezd be azt is! A filofaxod legyen egy információközpont, ahol minden fontos dolgot elérhetsz. Ne felejtsd ki belőle a feleséged/barátnőd név- és születésnapját se, sőt, ahogyan közeledik az időpont, kezdd el gyűjteni az ajándék ötleteket – mert így viselkedik egy gentleman.
Mi következik abból, hogy mindent bele kell írnod, és hogy ez valójában egy információközpont? Igen, jól gondolod: mindig melletted kell lennie! Ha inkább a papíralapúváltozatot részesíted előnyben, akkor találj neki helyet az asztalodon, sőt akár az éjjeliszekrényeden is! Honnan tudod, hogy nem álmodod meg a világ legjobb bizniszét? És ezt nem felejtheted el, felébredés után azonnal le kell írnod…
De mibe is írod le? Bizony, az egyetlen filofaxodba! Tudom, nagy a kísértés, hogy beszerezz többet is, ha egyszer rákapsz az ízére. Egyet külön a hivatalos ügyeknek, egyet az otthoniaknak, egyet az autóval kapcsolatos dolgoknak, egyet a focihoz, egyet a… na ne, elég! Már Arany János megírta a Toldiban: “Egy, csak egy legény van, talpon e vidéken…” Nem szabad szétforgácsolnod az információidat, mert egy idő után fogalmad sem lesz, mit mikor melyik filofaxodba írtál. Olyan amúgy sem igazán van az életben, hogy abszolút vegytisztán csak egy dologgal foglalkozol. Lehet, hogy focizás szünetében beszélsz az egyik haverral valami olyasmiről, amiből bizniszt lehet csinálni. Vagy a munkahelyeden kapsz tippet arra, hogy mit vegyél a barátnődnek a szülinapjára. És még sorolhatnám. Tehát: csak egyetlen filofaxot rendszeresíts. Nyugalom, a papír alapú filofaxok kivehető lapokkal rendelkeznek, ezért azt a lapot, amiről tudod, hogy már nincs rá szükséged, egy praktikus tárolódobozban archiválhatod. Az elektronikus filofaxokkal pedig még ennyi gond sincsen. Amit elintéztél, azt automatikusan archiválják.
Mert ugye el is intézed, amit beleírsz? Minden esetre nagyobb az esélye, hogy mindazt lerendezed, amit leírtál, mint azokat a dolgokat, amik csak futó gondolatként jelennek meg a fejedben, aztán hamarosan el is illannak, mintha sosem lettek volna. Erről szól az a mantra, amely szerint: “Ami le van írva, az van elvégezve.”
Mint amilyenek például a találkozók. Írj be minden tervezett megbeszélést a filofaxodba. A legtöbb papír alapú és elektronikus filofax nemcsak nyilvántartja a beleírt találkozókat, de fel is készülhetsz a megbeszélésre. Például leírhatod, hogy kik lesznek ott, milyen témák várhatók, fel tudsz készülni az emberekből, gyűjteni tudsz anyagokat az internetről, vagy újságokból, sőt akár meg is tervezheted, milyen pontokat akarsz mindenképpen letárgyalni a megbeszélésen. A tervezeted alapján azután utólag könnyű jegyzőkönyvet vagy vázlatot készíteni a megbeszélésen elhangzottakról is.
A konkrét, határidőhöz köthető megbeszéléseken és feladatokon kívül a legtöbb tervező helyet ad a hosszabb távú elképzelések, tervek, ötletek rögzítésére is. A papír alapú filofaxokban különrögzíteni tudod például a céljaidat (“Goals”), de a jegyzeteidnek is van helye. Az elektornikus rendszerekben pedig általában külön hangsúlyt kapnak azok a helyek, ahová az ötleteidet, terveidet, időponthoz csak nehezen köthető feladataidat rögzítheted le.
Azoknál a feladatoknál pedig, amiket meghatározott időpontig el kell végezned, a filofax abban segít, hogy az előzetesen összeírt feladatlistából minden egyes nap kiválaszd azokat, amiket aznap le kell rendezned ahhoz, hogy tartsd az ütemet. Általában találsz havi, heti és napi tervezőt is, a havi tervezőből készülnek a heti listák, mjajd a heti listában foglaltakat bontod le napokra. Gondold el, ha mindezt a fejedben kellene tartanod?
Utólag pedig, különösen az elektronikus tervezőknél, egyetlen kattintással meg tudod nézni, hogy egy adott hónapban mit is végeztél. Ezzel pontos képed lesz arról, hogy hogyan haladnak a dolgaid.
Ígértünk még az elején néhány tippet arról, hogy milyen programokkal érdemes foglalkoznod, ha filofaxot keresel.
Az első az Evernote, ami ugyan nem klasszikus menedzser naptár program, hanem inkább egy elektronikus jegyzettömb, amibe bármit, tényleg bármit fel tudsz venni. Jelszavaidat, az érdekes honlapokat, videót, zenét, névjegyeket… amit csak akarsz. És mivel bármelyik jegyzetedet el tudod látni emlékeztetővel, ezért valahol mégiscsak menedzser is az Evernote. Bár a naptár funkció hiányzik belőle. Az Evernote-ban az a jó még, hogy szinte bármilyen platformon elérheted, legyen az Windows, android, iOS, Apple vagy más.
Az iPhone, iPad tulajdonosok számára lehet kiváló lehetőség a Miramem, ami az AppStore-ból letölthető. Ez a program tud magyarul, és igazán részletesen megszerkesztheted az egyes tennivalóidat benne. Igaz, ez sem a klasszikus naptár funkcióval működik.
Ingyenesen hozzáférhetsz a Google naptárához, amihez nagyon sok program (például az imént említett Miramem is) tud kapcsolódni. A Google naptárban az a jó, hogy internet hozzáféréssel szinte bárhonnan elérheted a naptáradat.
Az OmniFocus kissé borsos árral, viszont rengeteg lehetőséggel áll az iPad és Mac tulajdonosok rendelkezésére. Hasonló az OpusDomini is, ami viszont igazi naptár kinézettel, sőt menedzsernaptár kinézettel csábít.
Androidra is vannak kinézetükben egyszerűbb tervezők, mint amilyen például a Schedule Planner, vagy a Perfect Planner.
Remélem, a fentiek meggyőztek arról, hogy te sem maradhatsz menedzser naptár nélkül! Persze egy darab kockás papír is megteheti…
ACM Wallet Gentleman Club 